Manejo de documentos adjuntos en Dynamics GP

A partir de la versión 2013R2, Microsoft incorporó una nueva forma de adjuntar documentos en Microsoft Dynamics GP, llamada Administración de documentos adjuntos, o DocAttach en Inglés. DocAttach es una excelente funcionalidad que permite adjuntar todo tipo de documentos a registros maestros o transacciones en Microsoft Dynamics GP.

Configuración de DocAttach

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La configuración de DocAttach permite establecer los parámetros básicos que controlan el comportamiento de esta funcionalidad. Entre los principales están:

  • Permitir adjuntos (en esencia, encender/apagar la funcionalidad)
  • Controlar el tamaño máximo permitido de los documentos adjuntos
  • Permitir la eliminación de adjuntos (con una contraseña opcional)
  • Permitir que los adjuntos de archivos maestros (por ejemplo, del cliente) fluyan por defecto a las transacciones que utilicen el ID maestro (por ejemplo, transacciones de ventas).
  • Permitir enviar archivos adjuntos de un documento (de ventas, por ejemplo) vía correo electrónico.
  • Definir atributos que se desean especificar para cada adjunto.

Uso de Doc Attach

Para anexar un documento a una transacción, por ejemplo, solo tiene que usar el botón "Adjuntar" que aparecerá en la barra de botones de la ventana de entrada de la transacción

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La ventana de administración de adjuntos permite agregar documentos de todo tipo, verlos, y agregar descripciones y atributos según la configuración, como se muestra a continuación:

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Es importante notar que Dynamics GP soporta dispositivos de digitalización (scanners) si se desea digitalizar directamente documentos físicos al sistema. Los adjuntos a registros maestros o transacciones en DocAttach son almacenados directamente en la base de datos SQL de Dynamics GP, eliminando así la necesidad de almacenar estos documentos en otro lugar o físicamente.

Para una demostración detallada de cómo funciona DocAttach, vea
nuestro video publicado en nuestro canal de YouTube. En resumen, es una excelente funcionalidad que puede ayudarle a eliminar papeles y dar los primeros pasos hacia la transformación digital de su empresa.