Recomendaciones para contabilizar en Dynamics GP

El proceso de contabilización de transacciones en un ERP es uno de los procesos más intensivos en cuanto a procesamiento de datos se refiere. Sin embargo, la mayoría de usuarios no lo piensa dos veces cuando hace click en el botón "Contabilizar". Este es un tributo a lo bien diseñados que están los sistemas de ERP modernos, pero no está de más que echemos un vistazo a las recomendaciones sobre este proceso.

Cuando se contabilizan lotes en Dynamics GP, lo ideal es dejar que su computadora trabaje exclusivamente en esa actividad. Hay varias formas de contabilizar en Dynamics GP. Estas incluyen: La contabilización a nivel de transacción; contabilización a nivel de lote; contabilización de varios lotes de la misma serie a la vez; y contabilización de varios lotes de diversas series a la vez. Obviamente, el trabajo de contabilización es más intensivo si hay múltiples lotes involucrados y también el tipo de transacción tiene un gran impacto en el proceso de contabilización.

Por ejemplo, la contabilización de transacciones de ventas es uno de los procesos más intensivos en cuanto a requerimientos de poder de procesamiento se refiere. Cuando se contabilizan transacciones de ventas, se afectan literalmente unas dos docenas de tablas en la base de datos, incluyendo tablas de ventas, de contabilidad, de inventario, y de bancos. En adición a esto, a mayor cantidad de líneas que dichas transacciones tengan, mayor trabajo se requiere para contabilizar cada transacción.

Es importante, entonces, que considere las siguientes recomendaciones a la hora de contabilizar transacciones:

  1. Idealmente, cierre otras aplicaciones y deje que Dynamics GP sea la única aplicación corriendo en su PC. Todas las aplicaciones abiertas en su PC roban tiempo de procesamiento de las demás aplicaciones aún estén corriendo "tras bastidores" y no parezcan estar activas.
  2. Dentro de Dynamics GP, cierre todas las ventanas antes de contabilizar. En particular, cualquier ventana de Smart List o reporte que esté abierta puede detener el proceso de contabilización. Los procesos de contabilización típicamente arrojan uno o varios reportes al final del proceso, los cuales son desplegados en la ventana de reportes de GP uno tras otro. Si el usuario tiene algún reporte desplegado en esa ventana, los reportes de contabilización se detienen "a esperar su turno" hasta que el usuario cierra el reporte actualmente abierto (aún esté minimizado). Esto puede dar la impresión al usuario de que el proceso de contabilización está "trancado", cuando realmente solo espera por una acción del usuario.
  3. Si no siguió nuestra recomendación del punto (1) anterior, por lo menos no intente utilizar otras aplicaciones cuando Dynamics GP está contabilizando transacciones. Este aparentemente simple proceso de cambiar de una aplicación a otra transfiere la prioridad de procesamiento a la aplicación "activa" en detrimento de la aplicación que se queda procesando detrás. Esto le roba a Dynamics GP el poder de procesamiento necesario en un momento crítico como es el proceso de contabilización de transacciones. Asimismo, dependiendo de qué tan bien configurada y mantenida está su PC, el cambio de una aplicación a otra pudiese causar interrupciones indeseables en los procesos de una u otra aplicación, para no mencionar que ninguna de las aplicaciones estará operando a su máxima eficiencia.
  4. Dependiendo de las circunstancias, aún con todo lo anterior, es posible que el sistema operativo de su PC muestre a Dynamics GP es un estado de "No respondiendo". Este posiblemente no es el caso sino más bien un efecto de bajo rendimiento de su PC, de modo que usted debe dejar que el proceso siga su curso, sin pánico.
  5. Los problemas de conexiones de red pueden causar problemas con la contabilización de transacciones. Durante el proceso de contabilización, la actividad de red entre su PC y el servidor de Dynamics GP se incrementa considerablemente, y pudiese demorar el proceso o hasta detenerlo. Siempre es bueno mantener su red en óptimas condiciones.
  6. Considere realizar los procesos de contabilización directamente en el servidor de datos, y hasta automatizar el proceso de contabilización. Contabilizar en el servidor, especialmente si se utilizar una aplicación como Post Master tiene sentido de varias formas:
    • El servidor típicamente tiene mucho más poder de procesamiento que su PC.
    • El servidor contiene la base de datos así que los problemas de red no afectarían el proceso de contabilización.
    • Usualmente no hay otros programas corriendo en el servidor.

Seguir la mayor parte de estas recomendaciones le permitirá minimizar el riesgo de problemas de contabilización, especialmente en ambientes con grandes volúmenes de datos. Si desea una evaluación de sus procesos de contabilización para ver cómo mejorarlos,
contáctenos que con gusto le ayudaremos.


El Equipo de ICON